為完善學院檔案管理體系，提高學院檔案管理工作質量，近日，學院辦公室對學生管理服務中心、后勤資產管理服務中心、教務處、培訓部等部門檔案管理工作進行了檢查、評價，各部門相關工作人員參加了此次檢查工作。
此次檢查分為聽取匯報、實地檢查、現(xiàn)場指導和評價整改四部分。各部門檔案管理員首先匯報了本部門檔案管理工作的基本情況，隨后學院辦公室檢查人員進行實地檢查和現(xiàn)場指導。檢查中發(fā)現(xiàn)，各部門均有專人或多人管理檔案，檔案收集較完整，分類較合理，存檔較規(guī)律，但保管期限不明確，歷史檔案留存不全，無檔案臺賬；近幾年的紙質檔案基本有對應的電子檔案，但并未單獨保管，后期有簽字、批注、手寫合同之類的文件材料均未留存電子檔案；各部門有固定的檔案存放場所，檔案基本能分類存放，但仍然存在存放地點不夠規(guī)律，標識不清或無標識，管理不夠規(guī)范等問題；檔案存放地均無防火、防蟲鼠等措施；聲像實物檔案基本能及時移交學院檔案室，但個別部門聲像實物檔案收集不完整，保管不規(guī)范。
各部門對此次檢查工作都高度重視，檢查前也做了自查，在檔案收集整理和存放上都達到預期效果，檢查人員對此也給與了肯定，同時對于工作上的不足現(xiàn)場進行了指導。
檢查后，學院辦公室對各部門的工作情況進行了打分評價，并以通報形式告知，在通報中詳細解析了各部門檔案管理的工作現(xiàn)狀和存在問題，并對進一步改進提出了相關要求：第一，各部門應指派專人管理檔案，建立責任制。建立檔案臺賬，登記檔案明細，做到賬物相符。根據(jù)《學院管理類文件材料歸檔范圍和保管期限表》要求收集整理文件材料，明確保管期限，分類歸檔。電子檔案應與紙質檔案相對應，同時留存，專門建立文件夾歸檔，并異地備份。第二，各部門確定檔案的固定存放地點，規(guī)劃存放空間，調配所需的存檔設施，將檔案分類存放，檔案柜外標識清晰，存放地應寬敞整潔，要求配備溫濕度儀、滅火器、粘鼠板、防蟲藥等物品。第三，聲像實物等檔案應及時收集整理歸檔，并建立臺賬，需入學院檔案室的應及時移交。
學院辦公室將時刻關注各部門檔案工作的進展情況，及時解決檔案管理工作中遇到的困難和問題，逐步提高檔案管理水平，利用好檔案資源，更好地為學校發(fā)展服務。（圖文：學院辦公室 康海倫）
后勤管理中心檔案存放室
檔案入柜
整理好的歸檔文件
2018年5月3日
